Jak jistě víte, time management či řízení času je jednou z oblastí, která mě nepřestává zajímat či fascinovat. Stále se dívám na nejrůznější metody zlepšování plánování, organizace a celkově práce s časem. Musím říct, že už je relativně těžké mě něčím překvapit. Na druhou stranu je to trochu jako s hubnutím či zdravým životním stylem, všichni víme, že máme sportovat, chodit na pravidelné zdravotní prohlídky, jíst více ovoce a zeleniny, míň cukru, soli, tuku, a hlavně těch fast food věcí, které nám tak chutnají, nebo které si „uvaříme“ = ohřejeme v mikrovlnce, když máme málo času.
Takže mě kurz Work Smarter, Not Harder: Time Management for Personal & Professional Productivity na Courseře moc nenadchnul. Na druhou stranu musím říct, že pro začátečníky by to rozhodně nebylo špatné. Ale dalo by se to i něčím obohatit. Třeba my teď v práci používáme Asanu, placený program pro správu úkolů, ale existují i podobné zdarma. Samozřejmě je otázkou, na kolik to využije jeden člověk, ale třeba v případě rodiny si to dovedu dost dobře představit – jaká krása moci s manželem a dětmi (řekněme tak v pubertě) sdílet úkoly a vědět v reálném čase, zda někdo vybral poštu (pořád se to nenápadně připomíná a má to na sebe a konkrétní den přidělen určitý člen), vysypal koš, plasty, doplnil benzín, zajel do servisu, koupil známky na vánoční přání… k jednotlivým úkolům se dají přiřazovat lidi, kteří to mají na starosti, ale zároveň i ostatní, kterým by mělo chodit upozornění, že se v dané věci třeba něco událo, takže bychom se třeba s dětmi mohli nenápadně domlouvat na dárek pro manžela, dají se přikládat fotky, odkazy na e-shopy a v případě vícekrokových a komplikovaných dárků se dá zajistit postupné odškrtávání. Můžete tam mít deadliny, priority a taky obrázky. Na to jsou spíš kolegové a já se teprve zaučuji. Nejsem zrovna zvyklá posílat holkám srdíčka, když udělají práci pro mě včas. Ale takový oslavný jednorožec, když se nám něco povede, je opravdu boží!
Takže jsem Asanu vychválila až do nebe – ještě jsem zapomněla zmínit, že můžete k úkolům přidávat podúkoly, nebo navazující úkoly – a teď vám chci říct, co můžete čekat od toho kurzu. Dá se zmáknout klidně za čtyři dny bez nějaké velké časové oběti.
Dozvíte se o takových těch základech, že je třeba určit si u úkolů priority a dělat nejprve ty důležité, které spěchají, pak ideálně ty, které spěchají, a taky si najít čas na ty důležité, které nespěchají, protože až začnou spěchat, budete zbytečně ve stresu a odvedete pravděpodobně horší výkon. Nedoporučuje se multitasking – překvapuje mě, že by to ještě někdo v dnešní době nevěděl, ale budiž, každý v tom neleží jako já. Já zase donedávna neznala Fabergeho vejce. Takže proč ne multitasking (= dělání více věcí najednou)? Jednoduše proto, že na to lidi nejsou stavění, ve skutečnosti přepínáte z jednoho úkolu na druhý a víc se vyčerpávate a pracujete méně efektivně, než kdybyste nejprve udělali jeden a pak až druhý. Výjimkou jsou „stupidní“ jednoduché úkoly, u kterých se nemusíte soustředit, jako když jdete na vycházce a zároveň si s někým povídáte. Obecně ale platí, že se nedoporučuje telefonovat a řídit, protože i při banálním hovoru tříštíte pozornost a nejste dostatečně soustředěni na dění na vozovce v případě problémů. A to i při hands free. Otázkou tedy je, zda se vůbec má mluvit s řidičem. To už si nepamatuji, ale ani jedno z toho nebylo náplní tohoto kurzu, to mám z nějakého dokumentu, snad National Geographic, kde dokonce udělali s nějakým vynikajícím řidičem a telefonátem pokus.
Co mě zklamalo, byla oblast well-beingu a rovnováhy práce a soukromí. Jelikož jsem právě byla na home office, je to velmi důležitá a aktuální problematika. Zato mě ale zaujal výraz „neproduktivní práce“. To je takový ten den, kdy toho děláte strašně moc, ale na konci ani nevíte, kam čas zmizel a nic podstatného není hotovo. Třeba když dělám věci, které se pak ukáží jako zbytečné, nebo pomáhám ostatním s jejich prací, místo toho, abych řešila svou důležitou a myslím, že do toho patří i to, když děláte věci, které by ještě počkali, zatímco jste přehlédli něco jiného, co spěchalo a bylo důležité.
Další věc, která vás nepřekvapí, je, že je důležité se soustředit a nenechat se rozptylovat. Bohužel tipy pro zamezení rozptylování byly až takové školácké: nandejte si sluchátka, ucpěte si uši špunty, vypněte upozornění na sociálních sítích a ztlumte telefon, ať vás pořád někdo neruší. A dejte na dveře kanceláře cedulku: Nerušit. Spíš by mě zajímalo, co jak se bránit vnitřnímu vyrušování, o kterém tam taky byla zmínka. Především dřív jsem měla značné sklony dumat nad konkrétním obsahem knihy, životem toho a onoho, přemýšlet, jak se jmenuje ta spolužačka ze základky, která se kamarádila s tou druhou, měla jsem hroznou chuť vypátrat, jak je pletený ten určitý konkrétní šátek, nebo neodbytnou touhu šít či nahodit nové ponožky a taky samozřejmě zkontrolovat e-mail, psát román a cokoliv dalšího. Někdy mi na to pomáhalo všechno si to poznamenat s tím, že se k tomu vrátím později, což obvykle ani nebylo nutné, i když sem tam mezi tím byly zajímavé nápady, ale někdy se to zvrtlo v to, že jsem si zasněně psala, co všechno budu dělat, až na to budu mít čas (rozuměj po zkouškách, po maturitě, po státnicích, po doktorátu, na mateřské, v důchodu, nebo „jednou“…). K těm zajímavějším tipům, které měly zabránit rozptylování patřilo dle zvyků úspěšných lidí (otázkou je definice úspěchu, ale to teď nechme stranou):
- psát si strukturované seznamy úkolů (snažím se vést Bullet journal a řekla bych, že to dost pomáhá, ale stejně mi trochu přerůstají přes hlavu),
- určit si nejproduktivnější denní dobu (jste spíš sova nebo skřivan a v tu dobu dělat nejtěžší úkoly),
- odstraňovat rušivé vlivy a zůstat soustředění (přesně k tomu mám to velké JAK?).
